ForXell — Ръководство за начало

Добре дошли

За това ръководство

ForXell е цялостна ERP система: клиенти, доставчици, продукти, складови наличности, оферти, поръчки, товарителници, електронни фактури (Factur-X), покупки, следпродажбено обслужване, календар, счетоводство… всичко това в едно-единствено уеб приложение.

Това ръководство ви съпътства при започването на работа, в препоръчания ред. Илюстрираме всеки етап с измислена демонстрационна фирма — „Studio Création Visuelle“ и нейните партньори — за да можете да възпроизведете точно същите действия с вашите собствени данни.

💡

Как да го използвате: първия път следвайте главите поред. Всяка плочка на таблото и всеки елемент от менюто вляво отваря работен прозорец — можете да отворите няколко и да превключвате между тях.

Етап 1

Създайте своя акаунт и започнете пробния период

Всичко започва на forxell.com.

Отидете на forxell.com и кликнете върху „Цени“ / „Опитайте“.
Изберете плана си (месечен или годишен), броя на позициите и, ако имате такъв, въведете промоционалния си код.
Потвърдете 14-дневния пробен период. Плащането се обработва по сигурен начин чрез Stripe; сумата се удържа едва в края на пробния период.
Веднага ще получите имейл за активиране, съдържащ адреса на вашия профил (например https://votre-societe.forxell.com) и временните ви данни за вход.

🌐

Вашият специален адрес. Всеки клиент разполага със собствен поддомейн <votre-societe>.forxell.com и изолирана база данни. По-късно ще можете да насочите вашия домейн към него.

Стъпка 2

Първо влизане и сигурност

Отворете линка, получен по имейл, например https://votre-societe.forxell.com/app/login.
Въведете имейл адреса си и временната парола, след което задайте личната си парола.
Активирайте двуфакторната автентификация (2FA) — задължителна за защита на вашите данни. Можете да използвате код за еднократна употреба или, на мобилно устройство, вашия отпечатък / Face ID (парола).

🔒

Сигурност. Никога не споделяйте паролата си или кодовете си за 2FA. В „Компания“ (настройки) › „Сигурност“ е налице опция за автоматично заключване на екрана след период на неактивност — можете да я активирате/деактивирате и да настроите времето за изчакване.

Стъпка 3

Запознайте се с таблото за управление

След като влезете, ще се озовете на таблото за управление. Това е вашата отправна точка за всички функции.

Tableau de bord ForXell — Таблото: меню вляво (ФАЙЛ / УПРАВЛЕНИЕ), индикатори за оборот и марж, както и плочки за бърз достъп.

Трите зони, които трябва да познавате

Менюто вляво — организирано в ФАЙЛ (Фирма, Потребители, Пощенски кодове и градове, Импорт/Експорт) и УПРАВЛЕНИЕ (Клиенти, Доставчици, Продукти, Контакти…).
Индикаторите в горната част — оборот, марж и средна ставка за 3 финансови години, актуализирани в реално време.
Плочките — директен достъп до модулите: Оферти, Поръчки, Фактури, Транспортни документи, Склад, Календар, Helpdesk, AI асистент и др.

Стъпка 4

Конфигуриране на вашата фирма

Преди всичко въведете данните за вашата фирма: тази информация ще се появява във всички ваши документи (оферти, поръчки, фактури) и във вашия публичен профил.

Отворете ФАЙЛ › Фирма (конфигурация). Конфигурацията е организирана в раздели.

Configuration société — onglets — Екранът за конфигурация и неговите раздели: Брандинг, Контактни данни, Правна информация, Банка, Номериране, Модули, Сигурност…

Раздел „Контактни данни“

Адрес на седалището, телефони и имейли за контакт.

Société — Coordonnées — Седалище, телефони и имейли. Не забравяйте да кликнете върху **„Запази“** в долната част на всеки раздел.

Раздел „Правни данни“

Френска юридическа идентичност: SIRET, SIREN, номер на ДДС в рамките на ЕС, код APE/NAF, RCS, основен капитал. Тези данни са задължителни във вашите фактури.

Société — Légal — Правните данни се попълват автоматично във вашите документи.

🎨

Съвет за брандиране. В раздела „Брандиране“ въведете логото, фавикона и цветовете си: документите и порталът ви ще придобият вашата визуална идентичност.

Стъпка 5 — да се направи първо

Референтен списък „Пощенски кодове и градове“

⚠️

Ключова стъпка, която често се пропуска. При нов акаунт тази база данни е празна. А създаването на клиент или доставчик изисква известна община: ако въведете пощенски код и град, които липсват в базата данни, регистрацията ще бъде отхвърлена („Градът не е намерен“). Първо добавете вашите общини тук.

Отворете ФАЙЛ › Пощенски кодове и градове, след това кликнете върху + Нов град и въведете пощенския код, града и държавата. Повторете това за всички общини, които ще използвате.

Référentiel Codes postaux et Villes — Базата данни с населените места. В демо версията сме въвели 8 града (Париж, Бордо, Лил, Тулуза, Нант…).

💡

По-бързо: ако импортирате данните си (глава 9), общините на вашите клиенти/доставчици могат да бъдат подготвени предварително. При ръчно въвеждане просто създавайте градовете постепенно, преди съответната карта.

Стъпка 6

Въвеждане на доставчиците

Отворете УПРАВЛЕНИЕ › Нов доставчик. Задължително е само полето „Наименование на фирмата“; попълнете данните за контакт, адреса (пощенски код/град от справочника), телефона, имейла и номера на ДДС в рамките на ЕС. Кликнете върху „Създаване на доставчик“.

След това можете да ги намерите чрез УПРАВЛЕНИЕ › Доставчици.

Liste des fournisseurs — Списъкът с доставчици в демо версията: 3 доставчика с данни за контакт, град, телефон и имейл. Наличен е експорт в Excel.

Стъпка 7

Въвеждане на вашите клиенти

Отворете УПРАВЛЕНИЕ › Нов клиент. ForXell разграничава два типа:

Физическо лице (B2B) — идентифицирано по фирмено наименование.
Физическо лице (B2C) — идентифицирано по име и фамилия.

Попълнете адреса (пощенски код/град от базата данни), телефона и имейла, след което запазете. Списъкът е достъпен чрез УПРАВЛЕНИЕ › Клиенти, с възможност за търсене по име, град, SIRET, клиентски код и филтри „Професионален“/„Частен“.

Liste des clients — Списъкът с клиенти (B2B + B2C) от демо версията: 5 клиента, тип „Професионален“ или „Частен“, с техните координати.

Стъпка 8

Създаване на вашите продукти и услуги

Отворете УПРАВЛЕНИЕ › Нов продукт. Попълнете артикула (задължително), наименованието, цената на закупуване и продажната цена без ДДС, ставката на ДДС, производителя/марката и, ако е необходимо, съответния доставчик. Можете да създавате както физически продукти, така и услуги.

Catalogue produits — Каталогът на демо версията: 6 артикула (компютър, монитор, мишка, лиценз, инвертор, услуга) с продажни цени без ДДС.

📦

Управлението на запасите се извършва чрез панелите „Операции със запасите“ / „Дневник на запасите“ / „Сигнали за запасите“. Количеството не се въвежда в продуктовата карта: то се изчислява въз основа на движенията (получаване на стоки, изходящи доставки по доставни бележки). Задайте праг за предупреждение за всеки продукт, за да бъдете уведомени преди изчерпване на запасите.

Стъпка 9

Препоръчва се импортиране на съществуващите ви данни

Използвате ли друг софтуер? Не въвеждайте нищо на ръка. Плочката „Импортиране на данните ми“ прехвърля вашите клиенти, контакти и продукти от всяка CRM система.

Importer mes données — Migration CRM — Миграция от всяка CRM система: качвате CSV/Excel файл, изкуственият интелект съпоставя колоните, вие потвърждавате и след това импортирате.

Експортирайте данните си от стария си инструмент във формат CSV или Excel (по един файл за всеки тип: клиенти, продукти…).
Отворете панела „Импортиране на данните ми“ и качите файловете си (можете да ги изберете всички наведнъж).
Изкуственият интелект разпознава типа на всеки файл и автоматично съпоставя колоните. Проверявате предложеното съпоставяне.
Потвърдете: записите се създават.

🤖

Добре е да знаете. Анализът с изкуствен интелект е достъпен само за активни абонаменти. По време на пробния период можете да въведете ключ за активиране, за да го включите; в противен случай се използва автоматично съпоставяне по ключови думи.

Стъпка 10 — сърцевината на бизнеса

Продажбеният цикъл: от офертата до фактурата

ForXell свързва вашите търговски документи чрез преобразуване: всеки документ запазва връзката с предходния (маркерите за връзка, които виждате в горната част на формулярите).

Оферта → Поръчка → Доставна бележка → Фактура

10.1 — Създаване на оферта

Отворете панела „Оферти“ (или УПРАВЛЕНИЕ › Оферти) и създайте оферта: изберете клиента, въведете предмет, след което добавете редове, като изберете продуктите си (количество, цена, отстъпка, ДДС). Общата сума, ДДС и маржът се изчисляват автоматично.

Fiche devis / offre — Оферта № 1 за „Studio Création Visuelle“. В горната част: действията (Проформа, Печат, Имейл, **Оферта → Поръчка**, **Оферта → Фактура**).

10.2 — Превръщане в поръчка

Когато клиентът приеме, кликнете върху Оферта → Поръчка. Поръчката превзема всички редове. От поръчката можете да генерирате подготовка, товарителница, фактура — или дори поръчка към доставчик за попълване на запасите.

Fiche commande client — Поръчка № 1. Иконите **„Оферта“ · „Подготовка“ · „Доставна бележка“ · „Фактура“** проследяват цялата верига на документа.

10.3 — Генериране на доставна бележка

Кликнете върху „Поръчка“ → „Доставна бележка“. Доставната бележка служи за предаване на стоките; бутонът „Изход от склад“ намалява съответно наличността ви.

Fiche bon de livraison — Доставната бележка № 1 с действията **„Доставна бележка → Фактура**“ и **„Изход от склада**“.

10.4 — Издаване на фактура

От поръчката (или BL) кликнете върху → Фактура. Фактурата превзема цялото съдържание на документа.

Fiche facture — en-tête — Фактура № 1. Обърнете внимание на бутоните **„Оферта“ · „Поръчка“ · „Подготовка“ · „Доставна бележка“** и бутона **„Factur-X“** (електронна фактура).

Facture — lignes de détail — Подробности за редовете: артикулен номер, описание, количество, единична цена без ДДС, обща сума без ДДС и ДДС за всеки ред.

Facture — totaux — Общите суми: нетна стойност без ДДС, ДДС, нетна стойност с ДДС, аванс, дължимо салдо — и реализираната печалба.

🧾

Електронна фактура. Бутонът „Factur-X“ генерира фактура в съответстващ електронен формат (PDF + структурирани данни), готова за реформата в електронното фактуриране. Бутоните „Печат“ и „Имейл“ позволяват да я отпечатате като PDF или да я изпратите директно на клиента.

Стъпка 11

Получаване на плащания и проследяване

В раздела „Плащания“ на фиша на фактурата можете да регистрирате плащанията и да генерирате линк за онлайн плащане. От гледна точка на управлението, плочките „Плащания“, „Неплатени“ и „Напомняния“ ви помагат да проследявате постъпленията и автоматично да изпращате напомняния за просрочени плащания.

Кредитна бележка — при необходимост издайте кредитна бележка с едно кликване директно от фактурата.
Счетоводство — Дневници, Главна книга, Баланс и експорт във формат FEC за вашия счетоводител.

Стъпка 12

Още повече — цялостен ERP

Освен цикъла на продажбите, ForXell обхваща цялата ви дейност. Ето допълнителните модули, илюстрирани чрез демонстрационната компания.

Закупуване и снабдяване

Подавайте поръчки към доставчици (директно или чрез преобразуване на клиентска поръчка), проследявайте получаванията (пълни или частични) и остатъците, след което управлявайте фактурите от доставчици (с OCR). Всяко получаване актуализира наличността и среднопретеглената единична себестойност (CUMP).

Commandes fournisseurs — Поръчките към доставчици в демото: една получена (Atlantic Computers, 5 400 €) и една частично получена (TechDis, 1 428 € — остатък в процес на доставка).

Склад

Наличностите се водят в дневника на наличностите (постъпления от доставки, изходящи доставни бележки). Плочките „Операции с наличности“, „Дневник на наличностите“ и „Сигнал за наличности“ осигуряват прозрачност; прагът за сигнал за всеки продукт предупреждава преди изчерпване на запасите.

Journal de stock — Дневникът на запасите в демо версията: **постъпленията** (получени стоки от доставчици) и изходящите **доставки** (доставни бележки) са отразени ред по ред.

Счетоводство

Импортирайте националния си счетоводен план (PCG за Франция, SKR за Германия…), след което отразявайте продажбите и покупките си в счетоводни записи. След това разполагате с дневници, главна книга, баланс, възрастен баланс, отчети за резултат / баланс / ДДС, съпоставяне на сметки, банково съгласуване и експорт към FEC (и DATEV за Германия).

Връзки с клиенти и следпродажбено обслужване

Хелпдеск (тикети със SLA), следпродажбено обслужване на клиенти и доставчици, гаранции, серийни номера, договори и контакти, свързани с фирмите.

Организация

Споделен календар (синхронизируем с Outlook/Microsoft 365), проекти в канбан таблица, задачи и разходни отчети.

Постъпления и касова наличност

Плащания, просрочени плащания, автоматични напомняния, кредити, банково съгласуване и график за плащания.

Управление и ИИ

AI асистент (Basic & Pro), статистика за оборот/продукти, Топ 50, комисионни и разширено табло (2D/3D графики).

❓

Нуждаете се от помощ? Във всеки прозорец има контекстуален бутон за помощ, а пълен център за помощ е достъпен от плочката „Помощ“.