Guide de démarrage ForXell

Bienvenue

À propos de ce guide

ForXell est un ERP complet : clients, fournisseurs, produits, stock, devis, commandes, bons de livraison, factures électroniques (Factur-X), achats, SAV, agenda, comptabilité… le tout dans une seule application web.

Ce guide vous accompagne dans la mise en route, dans l'ordre conseillé. Nous illustrons chaque étape avec une société fictive de démonstration — « Studio Création Visuelle » et ses partenaires — pour que vous puissiez reproduire exactement les mêmes gestes avec vos propres données.

Étape 1

Créer votre compte & démarrer l'essai

Tout commence sur forxell.com.

1. Rendez-vous sur forxell.com et cliquez sur Tarifs / Essayer.
2. Choisissez votre formule (mensuelle ou annuelle), le nombre de postes et, si vous en avez un, saisissez votre code promo.
3. Validez l'essai de 14 jours. Le paiement est géré de façon sécurisée par Stripe ; vous n'êtes débité qu'à la fin de l'essai.
4. Vous recevez aussitôt un e-mail d'activation contenant l'adresse de votre espace (par ex. https://votre-societe.forxell.com) et vos identifiants temporaires.

Étape 2

Première connexion & sécurité

1. Ouvrez le lien reçu par e-mail, par ex. https://votre-societe.forxell.com/app/login.
2. Saisissez votre e-mail et le mot de passe temporaire, puis définissez votre mot de passe personnel.
3. Activez la double authentification (2FA) — obligatoire pour protéger vos données. Vous pouvez utiliser un code à usage unique ou, sur mobile, votre empreinte / Face ID (passkey).

Étape 3

Découvrir le tableau de bord

Une fois connecté, vous arrivez sur votre tableau de bord. C'est votre point de départ pour toutes les fonctions.

Les trois zones à connaître

• Le menu de gauche — organisé en FICHIER (Société, Utilisateurs, C.P. & Villes, Import/Export) et GESTION (Clients, Fournisseurs, Produits, Contacts…).
• Les indicateurs en haut — Chiffre d'affaires, Marge et Taux moyen sur 3 exercices, mis à jour en temps réel.
• Les tuiles — accès direct aux modules : Offres, Commandes, Factures, BL, Stock, Agenda, Helpdesk, Assistant IA, etc.

Étape 4

Configurer votre société

Avant tout, renseignez l'identité de votre entreprise : ces informations apparaîtront sur tous vos documents (devis, commandes, factures) et sur votre espace public.

Ouvrez FICHIER › Société (config). La configuration est organisée en onglets.

Onglet Coordonnées

Adresse du siège, téléphone et e-mails de contact.

Onglet Légal

Identité légale française : SIRET, SIREN, n° de TVA intracommunautaire, code APE/NAF, RCS, capital social. Ces mentions sont obligatoires sur vos factures.

Étape 5 — à faire en premier

Le référentiel Codes postaux & Villes

Ouvrez FICHIER › C.P. et Villes, puis cliquez sur + Nouvelle ville et saisissez le code postal, la ville et le pays. Répétez pour toutes les communes que vous utiliserez.

Étape 6

Saisir vos fournisseurs

Ouvrez GESTION › Nouveau fournisseur. Seul le champ Raison sociale est obligatoire ; complétez le contact, l'adresse (CP/Ville issus du référentiel), le téléphone, l'e-mail et le n° de TVA intracommunautaire. Cliquez sur Créer le fournisseur.

Retrouvez-les ensuite via GESTION › Fournisseurs.

Étape 7

Saisir vos clients

Ouvrez GESTION › Nouveau client. ForXell distingue deux types :

• Professionnel (B2B) — identifié par sa raison sociale.
• Particulier (B2C) — identifié par nom + prénom.

Renseignez l'adresse (CP/Ville du référentiel), le téléphone et l'e-mail, puis enregistrez. La liste est accessible via GESTION › Clients, avec recherche par nom, ville, SIRET, code client et filtres Pro/Particulier.

Étape 8

Créer vos produits & services

Ouvrez GESTION › Nouveau produit. Renseignez la référence (obligatoire), la désignation, le prix d'achat et le prix de vente HT, le taux de TVA, le constructeur/marque et, si besoin, le fournisseur associé. Vous pouvez créer aussi bien des produits physiques que des prestations de service.

Étape 9

Importer vos données existantes recommandé

Vous venez d'un autre logiciel ? Ne ressaisissez rien à la main. La tuile « Importer mes données » reprend vos clients, contacts et produits depuis n'importe quel CRM.

1. Exportez vos données depuis votre ancien outil au format CSV ou Excel (un fichier par type : clients, produits…).
2. Ouvrez la tuile Importer mes données et déposez vos fichiers (vous pouvez les sélectionner tous d'un coup).
3. L'IA détecte le type de chaque fichier et associe les colonnes automatiquement. Vous vérifiez le mappage proposé.
4. Validez : les enregistrements sont créés.

Étape 10 — le cœur du métier

Le cycle de vente : du devis à la facture

ForXell enchaîne vos documents commerciaux par transformation : chaque document garde le lien vers le précédent (les pastilles de filiation que vous voyez en haut des fiches).

10.1 — Créer le devis (offre)

Ouvrez la tuile Offres (ou GESTION › Offres) et créez une offre : choisissez le client, donnez un objet, puis ajoutez les lignes en sélectionnant vos produits (quantité, prix, remise, TVA). Le total, la TVA et la marge se calculent automatiquement.

10.2 — Transformer en commande

Quand le client accepte, cliquez sur Offre → Commande. La commande reprend toutes les lignes. Depuis la commande, vous pourrez générer la préparation, le bon de livraison, la facture — ou même une commande fournisseur pour réapprovisionner.

10.3 — Générer le bon de livraison

Cliquez sur Commande → BL. Le bon de livraison sert à la remise des marchandises ; le bouton Sortie de stock décrémente votre stock en conséquence.

10.4 — Émettre la facture

Depuis la commande (ou le BL), cliquez sur → Facture. La facture reprend l'intégralité du document.

Étape 11

Encaissement & suivi

Sur la fiche facture, l'onglet Paiements permet d'enregistrer les règlements et de générer un lien de paiement en ligne. Côté pilotage, les tuiles Paiements, Impayés et Relances vous aident à suivre les encaissements et à relancer automatiquement les retards.

• Avoir — émettez un avoir en un clic depuis la facture si nécessaire.
• Comptabilité — Journaux, Grand livre, Balance et Export FEC pour votre expert-comptable.

Étape 12

Aller plus loin — un ERP complet

Au-delà du cycle de vente, ForXell couvre l'ensemble de votre activité. Voici les modules complémentaires, illustrés par la société de démonstration.

Achats & approvisionnement

Passez des commandes fournisseurs (directement ou en transformant une commande client), suivez les réceptions (totales ou partielles) et les reliquats, puis gérez les factures fournisseurs (avec OCR). Chaque réception met à jour le stock et le CUMP (coût unitaire moyen pondéré).

Stock

Le stock est tenu par le journal de stock (entrées de réception, sorties de bons de livraison). Les tuiles Opérations Stock, Journal Stock et Alerte Stock donnent la visibilité ; un seuil d'alerte par produit prévient avant la rupture.

Comptabilité

Importez votre plan comptable national (PCG France, SKR allemand…), puis passez vos ventes et achats en écritures. Vous disposez ensuite des Journaux, Grand livre, Balance, Balance âgée, états Résultat / Bilan / TVA, lettrage, rapprochement bancaire et Export FEC (et DATEV pour l'Allemagne).