Usein kysytyt kysymykset

Entä jos ForXell ei sovi minulle kolmen kuukauden jälkeen?

Voitte lopettaa. Tilaus jatkuu tilauksessa sovitun ajan, eikä se uusiudu automaattisesti – monivuotista sitoumusta ei vaadita.

Ennen lähtöä viette kaikki tiedot mukananne: sopimus mahdollistaa tietojen viennin koko sopimuskauden ajan ja 30 päivää sen päättymisen jälkeen. Käytännössä koko tietokannan varmuuskopio ja kaikki asiakirjat latautuvat kerralla Yritysasetukset → Varmuuskopio -osiossa.

Onko ilmainen kokeilujakso todella ilman pankkikorttia?

Kyllä, täysin. Luotte tilin ja pääsette käyttämään koko ForXellia 14 päivän ajan ilman maksutietoja. Kokeilujakson päättyessä valitsette sopivan paketin – muuten tili keskeytetään automaattisesti eikä se muutu maksulliseksi ilman teidän suostumustanne.

Kokeilujaksolla käytössä on oikea tuote, ei demo-versiota: todelliset tietonne, todelliset asiakirjanne ja oikeat käyttäjät.

Onko sitoutumisaikaa?

Ei. Tilaus on sitoutumaton ja voidaan peruuttaa milloin tahansa. Ranskankielinen tuki sisältyy.

Valitsette vain maksutahdin: kuukausittain, neljännesvuosittain (−5 %) tai vuosittain (−10 %). Alennus palkitsee ennakkomaksun, mutta se ei sido teitä sopimukseen.

Tämä eroaa selvästi projektina myydyistä ERP-järjestelmistä, joissa lisenssi- ja integraatiosopimukset kestävät usein 36 kuukautta.

Miten voin siirtyä pois palvelusta ja millaisessa muodossa saan tietoni takaisin?

Yhdellä napsautuksella saat .tar.gz-paketin, joka sisältää kaksi asiaa: täydellisen PostgreSQL-tietokannan varmuuskopion sekä kaikki asiakirjasi (PDF-laskut, liitteet, tuotevalokuvat, toimittajaskannaukset).

Tärkeää on tiedostomuoto: kyseessä on vakiomuotoinen PostgreSQL-dumppi, ei omaa suljettua formaattia. Mikä tahansa palveluntarjoaja osaa avata ja käsitellä sitä ilman meidän lupaa tai työkalujamme.

Lisäksi saat standardoidut liiketoimintaeksportit: FEC veroviranomaisille, DATEV saksalaiselle tilitoimistolle, CSV-tiedostot kaikista listauksista sekä julkisen REST-API:n, jos haluat siirtää tiedot ohjelmallisesti.

Kuinka kauan säilytätte tietojani poistumiseni jälkeen?

Kolmekymmentä päivää, jonka aikana voit vielä viedä tietoja. Tämän jälkeen tiedot poistetaan, ellei laki vaadi pidempää säilytysaikaa tai ellei varmuuskopioiden normaali poistosykli sitä estä.

Toisin sanoen: emme säilytä entisen asiakkaan tietoja määräämättömästi houkutellaksemme häntä palaamaan.

Menetänkö kokeilujakson aikana syöttämäni tiedot, kun siirryn tilaukseen?

Et. Kokeilujakso ei ole erillinen testialusta: tilauksen aktivoiduttua jatkat samasta tietokannasta, jossa asiakkaat, tuotteet ja asiakirjat ovat jo valmiina. Perehdyttämistyötä ei tarvitse tehdä uudelleen.

Kuka julkaisee ForXell-ohjelmistoa?

Milex SAS, ranskalainen yritys, joka toimii Colmarissa. Yritys kehittää ohjelmistoa, isännöi sitä ja tarjoaa käyttäjätuen: teidän ja koodin kirjoittajan välillä ei ole välikäsiä.

ForXell ei ole laboratoriotuote: Milex käyttää sitä päivittäin omassa liiketoiminnassaan – tarjouksista, tilauksista, varastosta, kirjanpidosta ja palkkahallinnosta. Ongelma haittaa meitä ennen kuin se haittaa teitä.

Olette nuori ohjelmistotoimittaja. Miksi teihin kannattaisi luottaa ennemmin kuin neljäkymmentä vuotta toimineeseen toimijaan?

Siksi, että ohjelmistotoimittajan ikä ei sinänsä takaa mitään – se, mikä suojaa, on mahdollisuus viedä omat tietonsa milloin tahansa. Tämä arvioidaan faktojen perusteella, ei perustamisvuoden mukaan.

Tämän voitte tarkistaa itse: vientimuoto on standardi PostgreSQL-dumppi; vienti käynnistyy teidän toimestanne ilman ennakkopyyntöä; palautuvuuslausekkeet on kirjattu lisenssisopimukseen, eikä niitä luvata vain suullisesti.

Ja sen, mitä tuote on jo osoittanut: se toimii kolmessa maassa, kolmella kielellä ja kolmella kirjanpitosuunnitelmalla tuotantokäytössä sekä teollisuusyrityksessä, jossa työskentelee sata viisikymmentä henkilöä. Monet ”yksinkertaiset” liikkeenohjausjärjestelmät eivät läpäise ensimmäistäkään rajaa.

Sen, mitä pitkä historia todella tuo ja mitä meillä ei vielä ole: tuhansien asiakkaiden asennuskanta. Emme väitä toisin.

Kuinka monta yritystä käyttää ForXell-ohjelmistoa?

Vähän, ja mieluummin sanomme sen suoraan kuin annamme arvata: ForXell on nuori tuote. Sen sijaan, että esittäisimme lukumääriä, voimme näyttää, mitä näiden yritysten toiminta pitää sisällään.

Ohjelmisto on tuotantokäytössä kolmessa maassa, kolmella käyttöliittymän kielellä ja kolmella eri kirjanpitosuunnitelmalla: Milex SAS Ranskassa, Milex GmbH Saksassa – kirjanpitosuunnitelma SKR04 ja DATEV-vienti – sekä 7X Bulgariassa omine sosiaaliturvailmoituksineen. Kyse ei ole valinnoista esitteessä: jokaisella maalla on oma kirjanpidon viitekehys, velvoitteet ilmoituksille ja sähköisen laskutuksen muoto, ja kaikki kolme toimivat samalla tuotteella.

Lisäksi Techceramic, keramiikkateollisuuden yritys, jossa työskentelee sata viisikymmentä henkilöä, hyödyntää tuotannonohjausmoduulia – tuoterakenteita, valmistusohjeita ja työpajan seurantaa.

Toisin sanoen: asiakaskunta on rajallinen, mutta testattu vaativimmissa tilanteissa – monikansallisissa ympäristöissä ja teollisessa tuotannossa. Juuri siellä yksinkertaiset ERP-järjestelmät yleensä pysähtyvät.

Kuka vastaa ongelmaani – ja kuinka nopeasti?

Älykäs tukipalveluassistentti, joka on integroitu ERP-järjestelmään ja käytettävissä ympäri vuorokauden kaikilla tuotteen 27 kielellä. Se ei ainoastaan etsi vastauksia tietokannasta, vaan tuntee myös kontekstisi: yrityksesi aktivoidut moduulit ja näytön, josta kysymyksen esität.

Se käsittelee kolme tapausta eri tavoin. Käyttökysymys: se vastaa, päättää keskustelun ja lähettää yhteenvedon. Bugi: se kokoaa anonymisoidun tapauksen, tarkistaa päällekkäisyyden olemassa olevien ilmoitusten kanssa ja välittää sen kehitystiimille. Puuttuva toiminto: se ensin varmistaa, ettei toimintoa ole jo tuotteessa, laatii sen spesifikaation ja laskee pyyntöjen määrän.

Voit milloin tahansa pyytää ihmisen apua: eskaloinnin käynnistää painike, ei neuvottelu. Ranskankielinen dokumentaatio ja sähköpostituki sisältyvät kaikkiin paketteihin, ja Business-suunnitelmasta alkaen saat ensisijaisen vastauksen seuraavana arkipäivänä.

Tämä on suora vastakohta epäsuoralle mallille, jossa pyyntösi käsitellään ensin integraattorin kautta, toimistoaikoina ja vain yhdellä kielellä.

Voiko ForXellin myydä eteenpäin?

Kyllä, kumppaniohjelman kautta: toistuva provisio 5 % Silver-tasolla (alkaen 20 aktiivisesta asiakkaasta), 10 % Gold-tasolla (alkaen 50) ja 15 % Diamond-tasolla (alkaen 100). Ilmoittautuminen on maksutonta.

Tallennetaanko tietoni varmuuskopioina, ja kuinka usein?

Kyllä, kahdella tasolla. Palvelinpuolella tietokanta varmuuskopioidaan alustan toimesta. Teidän puolellanne ForXell sisältää varmuuskopiointitoiminnon, jota ohjaatte itse: Yritysasetukset → Varmuuskopiointi.

Valitsette automaattisen päivittäisen tai viikoittaisen varmuuskopioinnin haluamaanne kellonaikaan, omaan aikavyöhykkeeseenne. Jokainen suoritus tallentaa täydellisen kopion tietokannastanne jaetulle kansiollenne, vanhimpia kopioita kierrättäen. Lokissa näkyy, mitä on tehty ja milloin.

Voinko säilyttää kopion tiedoistani omalla palvelimellani?

Kyllä, ja juuri sen mahdollistaa automaattinen varmuuskopiointi: tiedosto tallennetaan yrityksenne jaetulle kansiolle, jonka liität verkkolevynä Mac- ja Windows-työasemillenne. Se, mikä tallentuu kansioon, tallentuu myös teidän hallintaanne.

Voitte myös milloin tahansa ladata koko arkiston – tietokannan ja asiakirjat – samasta näkymästä. Mikään ei estä kopioimasta sitä ulkoiselle levylle, NAS-laitteelle tai digitaaliseen Coffreen.

Voiko vakavan virhetoimenpiteen jälkeen palata taaksepäin?

Kyllä, palauttamalla varmuuskopion. Menettely on tarkoituksellisen varovainen: varmuuskopiota ei koskaan palauteta suoraan päälle nykyistä kansiota. Se palautetaan uuteen, tarkastettuun tietokantaan ja otetaan käyttöön. Alkuperäinen tietokanta säilytetään sellaisenaan, mikä mahdollistaa tarvittaessa toisen palautuksen.

Kyseessä on tukitoimenpide: se hoidetaan meidän kautta, eikä sitä voi käynnistää käyttöliittymästä – nimenomaan siksi, ettei virhetoimenpide voi aiheuttaa toista.

Voinko työskennellä ilman internet-yhteyttä?

Ei päivittäisessä käytössä: ForXell on verkkosovellus, joka edellyttää yhteyttä. Tämä on vastine työkalulle, joka on käytettävissä mistä tahansa työasemasta ilman asennusta tai omaa palvelinta.

Käytännössä PK-yrityksen internet-yhteyden katkeaminen pysäyttää myös sähköpostin, verkkopankin ja puhelimen: kyse on yhteyden varasuunnitelmasta (mobiiliverkon jako, toinen yhteys), ei ohjelmistosta.

Työntekijä vie tunnukset mukanaan tai hukkaa puhelimensa. Mitä tehdä?

Ylläpitäjä poistaa tilin käytöstä ERP-järjestelmästä, ja pääsy katkaistaan välittömästi, myös avoinna olevilta istunnoilta. Jokainen tili on nimetty: poistetaan henkilö, ei jaettu salasana.

Yhteyden voi myös lukita sormenjälki- tai kasvojentunnistuksella (passkey): tällöin uudelleenkäytettävää salasanaa ei kierrä, ja kadonnut puhelin ei anna pääsyä mihinkään ilman omistajan kasvoja tai sormenjälkeä.

Olenko vaatimusten mukainen sähköisen laskutuksen uudistuksen suhteen?

Kyllä. Factur-X EN 16931 -muodossa on valmiina, yhteys hyväksyttyyn Peppol-alustaan tehdään yhdellä napsautuksella, ja e-raportointi kuten Chorus Pro julkishallinnon sektorille on katettu. Tarkemmat määräajat selviävät sivulta Uudistus 2026.

Vuodesta 2026 syyskuun 1. päivästä lähtien kaikkien yritysten on kyettävä vastaanottamaan sähköisiä laskuja; lähetysvelvoite tulee voimaan yrityksen koon mukaan. Lasku säilyy ihmisen luettavana PDF-tiedostona, ja sen sisällä on rakenneaineisto – et tarvitse erillistä moduulia vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi.

Onko kassajärjestelmäni vaatimustenmukainen arvonlisäveron vilppilain suhteen?

Kyllä. Kassajärjestelmä täyttää muuttumattomuuden, tietoturvan, säilytyksen ja arkistoinnin vaatimukset, ja Milex toimittaa ohjelmistotoimittajan todistuksen – asiakirjan, jota veroviranomainen vaatii tarkastuksessa.

Monet ohjelmistotoimittajat jättävät mainitsematta: vuoden 2026 uudistuksesta lähtien ohjelmistotoimittajan todistus riittää (sertifiointi akkreditoidun organisaation kautta ei ole enää ainoa vaihtoehto), mutta siihen on liitettävä yrittäjän oma ilmoitus. ForXell pyytää sitä nimenomaisesti ja tallentaa sen jäljen: et voi unohtaa sitä vahingossa.

Mitä minun tulee toimittaa verotarkastuksessa?

Normaalimuotoinen kirjanpitoaineistotiedosto (FEC), jonka ForXell vie kirjanpidosta; ohjelmistotoimittajan todistus ja yrittäjän ilmoitus, jos käytät kassajärjestelmää; sekä tositteet, jotka säilytetään ohjelmassa ja ovat vientikelpoisia.

Yhtenäisen työkalun hyöty näkyy juuri tässä: laskut, kirjaukset ja tositteet tulevat samasta tietokannasta, joten ne vastaavat toisiaan.

Voinko poistaa virheellisen laskun?

Et, eikä sitä ole tarkoitettukaan: lähetetty lasku on muuttumaton, laki vaatii sitä. Korjaus tehdään hyvityslaskulla, joka jättää jäljen korjauksesta. Ohjelmisto estää tekemästä toisin – kyse on suojauksesta, ei teknisestä rajoitteesta.

Niin kauan kuin asiakirjaa ei ole lähetetty (tarjous, keskeneräinen lasku), sitä voi muokata vapaasti.

Voiko tilitoimistoni työskennellä tämän kanssa?

Kyllä, kolmella tavalla tilitoimiston valinnan mukaan: erillinen pääsy asiakirjoihin, FEC-vienti, jonka toimisto tuo omaan järjestelmäänsä, tai DATEV-vienti niille toimistoille, jotka käyttävät tätä standardia.

Jos tilitoimisto haluaa hoitaa kirjanpidon itse, ForXell säilyy hallintatyökaluna ja toimittaa siistit kirjaukset; jos hoidat kirjanpidon itse, tilitoimisto tulee tarkastamaan.

Laskutan ulkomaille. Tuetaanko paikallisia sähköisen laskutuksen järjestelmiä?

Kahdeksan sähköisen laskutuksen järjestelmää samassa tuotteessa: Ranska (Factur-X, Chorus Pro, Peppol), Saksa (XRechnung, ZUGFeRD), Italia (FatturaPA SdI-järjestelmään), Espanja (Verifactu, SIF-ketju ja lähetys AEAT:lle), Puola (KSeF 2.0), Unkari (NAV Online Számla), Romania (e-Factura ANAF) sekä EU:n arvonlisäveroportaalit (OSS, IOSS, Intrastat).

Lisäksi tuetaan EU:n sisäistä arvonlisäveroa, monivaluuttalaskuja valuuttakurssieroineen sekä käyttöliittymää 27 kielellä – tärkeää, kun tytäryhtiö tai asiakas syöttää tietoja itse.

Kuinka kauan asiakirjani säilytetään?

Coffre-moduuli tallentaa yrityksenne asiakirjat – yhtiöjärjestyksen, Kbis-todistukset, sopimukset, vakuutukset, sähköiset laskut ja veriarkistot – sekä henkilöstönne asiakirjat digitaaliseen säilytystilaan. Järjestelmä tallentaa jokaisen asiakirjan sormenjäljen, sinetöi rekisterin päivittäin, tarjoaa Certigna:n (ANSSI:n hyväksymä eIDAS-aikaleimausviranomainen) pätevän aikaleimauksen, salaa tiedot ja noudattaa 14 maan laillisia säilytysaikoja. Lisäksi järjestelmä lähettää muistutuksia määräajoista, tarjoaa henkilökohtaisen säilytystilan jokaiselle työntekijälle ja mahdollistaa koko aineiston viennin milloin tahansa. Sisältyy 20 Gt tallennustilaa kiinteään hintaan yritystä kohti. Coffre Pro lisää pyynnöstä pätevän aikaleimauksen (300 leimaa kuukaudessa), sähköisen allekirjoituksen sopimuksille, lisäyksille ja työsopimusten päättämisasiakirjoille, Digiposte-integraation, sinetöidyn eheysraportin sekä maakohtaiset tarkistuslistat henkilöstöasiakirjojen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Sisältyy 100 Gt tallennustilaa.

Pidätte aina hallinnan: voitte ladata koko aineiston milloin tahansa, ja sopimus takaa viennin mahdollisuuden 30 päivän ajan sopimuksen päättymisen jälkeen.

Kuka omistaa tietoni?

Te. Lisenssisopimuksen 8. artikla määrittelee, että asiakas säilyttää omistusoikeuden tietoihinsa. Milex toimii ainoastaan alihankkijana GDPR:n 28 artiklan mukaisesti ja noudattaa teidän ohjeitanne.

Käytämme ainoastaan aggregoituja ja anonymisoituja tilastoja – käyttövolyymeja, jotka eivät mahdollista teidän, työntekijöidenne tai asiakkaidenne tunnistamista.

Missä tietoni tarkalleen ottaen sijaitsevat?

Microsoft Azuressa, France Central -alueella (Pariisi), käyttäen erillistä PostgreSQL-tietokantaa yritystä kohti. Yrityksen verkkosivusto puolestaan on isännöity Fly.io:ssa Pariisin alueella.

Tämä koskee kaikkia kolmea paikkaa, joissa tietonne sijaitsevat: yrityksenne tietokanta, asiakirjat (laskut, liitteet, valokuvat) ja sovelluspalvelimet. Mitään näistä ei replikoida Ranskan ulkopuolelle.

Tietokanta varmuuskopioidaan automaattisesti alustalla 35 päivän säilytysajalla, täydentäen itse hallitsemaanne varmuuskopiointia. Yhteydet tapahtuvat yksinomaan HTTPS-protokollan kautta, vähintään TLS 1.2 -versiolla.

Sekoittuvatko tietoni muiden yritysten tietoihin?

Eivät. Jokaisella yrityksellä on oma erillinen tietokantansa. Kyse ei ole yhteisestä taulukosta, jossa olisi ”yritys”-sarake, vaan täysin erillisistä tietokannoista. Ohjelmisto kieltäytyy toimittamasta tietoa, ellei se varmuudella tiedä, mille yritykselle se kuuluu.

Käytännön seuraus: varmuuskopio sisältää vain teidän tietonne, eikä toisen asiakkaan virhe voi vaikuttaa teidän tietoihinne.

Kuka teillä voi nähdä tietoni?

Tekninen pääsy on rajoitettu vain ylläpito- ja tukitoimintoihin, ja asiakastietoihin tehtävät toimenpiteet jättävät jäljen. Kukaan toimittajayrityksen henkilöstöstä ei tutki asiakastietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Te puoleltanne hallitsette, kuka näkee mitäkin: käyttöoikeudet määritellään käyttäjä- ja moduulikohtaisesti, joko luku- tai kirjoitusoikeuksilla. Myyjä ei näe palkkatietoja, kirjanpitäjä ei muuta hintoja.

Voiko ulkomainen viranomainen päästä käsiksi tietoihini?

Toimittaja Milex SAS on ranskalainen yritys, joten Yhdysvaltain Cloud Act ei koske sitä. Tietonne tallennetaan ja käsitellään Ranskassa.

Jos suvereniteettivaatimuksenne on ehdoton, jokaiselta toimittajalta – myös meiltä – kannattaa kysyä, kuka on heidän palveluntarjoajansa. Käytämme Microsoft Azuren palveluja Ranskan datakeskuksissa. Voitte milloin tahansa säilyttää täydellisen kopion tietojanne meidän infrastruktuurimme ulkopuolella, mikä on konkreettisin suoja.

Mitä tekoälyä käytetään, ja käytetäänkö tietojani sen kouluttamiseen?

Tekoälyn valitsee asiakas: Claude (Yhdysvallat) tai Mistral (Euroopan unioni). Jos suvereniteetti on ensisijainen, pysytte Euroopassa.

Tietojanne ei käytetä mallien kouluttamiseen. Tekoälytoiminnot käsittelevät asiakirjojanne tuottaakseen ehdotuksia, jotka aina hyväksytetään ihmisellä ennen kirjanpidon tallennusta.

Onko teillä ISO 27001 -sertifiointi?

Tähän mennessä ei. Kilpailijamme ilmoittavat usein ISO 9001- ja ISO 27001-sertifikaateista; rehellisyyden nimissä on parempi sanoa se suoraan kuin antaa ymmärtää toisin.

Sertifioitu on infrastruktuuri: ForXellin isännöivät ranskalaiset datakeskukset ovat isännöitsijän sertifioimia (ISO 27001, ISO 27018 henkilötietojen suojasta, SOC 2, HDS terveystietojen osalta).

Meidän osaltamme toimittajana: tiukka tietokantojen erottelu yrityksittäin, nimetyt ja lokitetut käyttäjätunnukset, varmuuskopiointi, jota te ohjaatte ja voitte viedä mukananne, sisäänrakennetut RGPD-työkalut.

Miten vastaan työntekijälle tai asiakkaalle, joka käyttää RGPD-oikeuksiaan?

Suoraan ERP-järjestelmästä. ForXell sisältää tarvittavat työkalut: saapuneiden pyyntöjen seuranta, henkilön tietojen vienti vastauksena tietojen saatavuusoikeuteen, anonymisointi oikeutta unohtamiseen – esikatselulla ennen toimintoa –, käsittelyrekisteri, säilytyspolitiikka ja anonymisointiloki.

Nämä työkalut aktivoidaan yrityskohtaisesti: ne eivät häiritse niitä, joilla ei ole niitä tarpeessa.

Kuinka kauan kestää ennen kuin järjestelmä on toiminnassa?

Tyypillisesti alle viisitoista minuuttia, kiitos siirtymisavustajan ja yleisen FEC-tuonnin. Asiakas-, tuote- ja artikkelitiedot tuodaan CSV-muodossa. Monimutkaisemmissa konfiguraatioissa tarjotaan tukiapua.

Tämä ei tarkoita, että kaikki asetukset olisivat valmiina ensimmäisenä päivänä: pk-yritys käyttää luonnollisesti muutaman viikon kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Toiminta ei kuitenkaan keskeydy tänä aikana.

Miksi ForXell on yksinkertaisempi kuin perinteinen ERP?

Täytyykö maksaa konsultille tai integraattorille?

Ei. Ilmainen 14 päivän kokeilujakso avautuu ilman maksukorttia, ja asiakas-, tuote- ja artikkelitiedot tuodaan CSV-muodossa. Siirtymisavustaja lukee yleisen FEC-tiedoston. Tukipalvelu on saatavilla siirroissa Sage-, EBP-, Cegid- tai Excel-järjestelmistä, mutta se on valinnainen.

Tämä on tärkein ero perinteiseen ERP-järjestelmään, jossa lisenssi muodostaa vain osan laskusta: projektiin sisältyy usein konsultointipäiviä, joiden hinta vaihtelee 900 ja 1 200 euron välillä.

ForXell on suunniteltu siten, että johtaja tai hänen talousassistenttinsa voi määrittää sen itse. Apu on saatavilla – mutta se on valinta, ei pakollinen vaihe.

Kuka siirtää vanhan ohjelmistoni tiedot – ja entä jos ne ovat sekaisin?

Tuonti tehdään vientitiedostoistasi (Excel, CSV) tai vanhasta ohjelmistostasi tehdystä viennistä. Ohjelmisto tunnistaa tiedostojen sisällön ja sijoittaa tiedot oikeisiin tauluihin ilman, että sinun tarvitsee kuvata rakennetta.

Sekavat tiedot huomataan tuonnin yhteydessä, eivät vasta kuukausia myöhemmin: kaksoiskappaleet, puuttuvat hinnat, asiakkaat ilman ALV-numeroa. Tämä on oikea hetki siivota, eikä kaikkea tarvitse siirtää – monet yritykset siirtävät vain asiakkaat, tuotteet ja avoimet erät ja jättävät vanhan historian vanhaan järjestelmään.

Voinko käyttää vanhaa ja uutta järjestelmää rinnakkain?

Kyllä, ja usein se on paras tapa: laskutus siirretään puhtaasti kuun tai tilikauden alussa, ja vanhaa työkalua pidetään käytössä vain historiallisten tietojen katseluun.

Sinun ei tarvitse ottaa kaikkia moduuleja käyttöön samana päivänä. Monet aloittavat tarjouksista ja laskuista, lisäävät varastonhallinnan ja vasta sitten kirjanpidon.

Entä jos työryhmä kieltäytyy vaihtamasta työkalua?

Tämä on suurin riski projektissa – tekniikkaa suurempi. Kaksi asiaa auttavat: se, että jokainen asiakirja syntyy edellisestä – tarjous muuttuu tilaukseksi, sitten toimitusasiakirjaksi ja lopulta laskuksi ilman uudelleenkirjausta – ja se, että käyttöliittymä on kunkin käyttäjän omalla kielellä, mikä on tärkeää kansainvälisessä tiimissä.

Lisäksi järjestelmässä on integroitu ohjeistus: jokaisessa näkymässä on oma ohjenappinsa, joka selittää kyseisen näkymän, sekä oppimiskeskus lyhyine oppitunteineen.

Meillä ei ole IT-henkilöstöä yrityksessä. Onko tämä ongelma?

Ei ole. Sinun ei tarvitse asentaa palvelinta, hallinnoida tietokantaa, ohjelmoida varmuuskopioita omalle koneelle tai päivittää ohjelmistoa: kaikki tämä kuuluu julkaisijan vastuulle.

Sinun vastuullasi on vain kolme asiaa: käyttäjätunnusten luominen, oikeuksien määrittäminen ja luotettava internetyhteys.

Mitä koulutusta on tarjolla?

Jokaisessa näytössä on kontekstipohjaista ohjeistusta, kattava ohjekeskus kaikista toiminnoista sekä lyhyitä tekstityksellisiä videotunteja. Kaikki materiaali on saatavilla käyttöliittymän kielellä, ei pelkästään ranskaksi.

Tarvittaessa on mahdollista tilata myös ohjattu koulutus, mutta se ei ole välttämätön aloittamiseksi.

Paljonko ForXell maksaa?

Neljä hinnoittelumallia käyttäjää kohti kuukaudessa, ilman arvonlisäveroa: Solo 29 € (toiminimi, yksinyrittäjä, yksi käyttäjä), Essentiel 55 € (alkaen 2 käyttäjästä), Business 99 € (alkaen 3 käyttäjästä, suosituin vaihtoehto) ja Enterprise 149 € (alkaen 5 käyttäjästä). 10 %:n alennus neljännesvuosittain ja 20 %:n alennus vuosimaksulla Essentiel-, Business- ja Enterprise-malleissa. Solo-malli pysyy 29 €:ssa maksutavasta riippumatta. Yksityiskohdat löytyvät Hinnoittelu-sivulta.

Onko perusversio rajoitettu aloitusmalleissa?

Ei: CRM, varasto, asiakaspalvelu, kassa, analytiikka, hosting Ranskassa, RGPD ja Factur-X EN 16931 sisältyvät kaikkiin malleihin. Ylemmissä malleissa lisätään edistynyt asiakaspalvelu SLA-takuulla, verkkokauppa, automaattiset muistutukset, monivarasto ja tukkumyynti-integraatiot (Business) sekä täysi REST API, moniyritys, edistyneet roolit, SSO, auditointijälki ja Peppol BIS 3.0 (Enterprise).

Onko ilmoitettu hinta lopullinen?

Kyllä perusversion osalta: käyttäjäkohtainen kuukausihinta kattaa kaikki perustoiminnot – CRM, tarjoukset ja laskut, varasto, asiakaspalvelu, kassa ja analytiikka. Mikään näistä toiminnoista ei ole rajoitettu aloitusmalleissa.

Toimialakohtaiset moduulit lisätään valinnaisesti, ja niiden julkiset hinnat näkyvät Hinnoittelu-sivulla: kirjanpito, palkkahallinto, työmaat, verkkokauppa, pankkiyhteydet jne. Voit ottaa ne käyttöön tarpeen mukaan ja lopettaa, kun niitä ei enää tarvita.

Meillä ei ole: käyttöönottokuluja, pakollisia integraatiopäiviä tai aloituskoulutuksen kiinteitä paketteja.

Maksaako päivitykset?

Ei. Kehitykset ja korjaukset toimitetaan kaikille asiakkaille samalla tavalla, ilman uusien versioiden ostotarvetta tai maksullisia päivitysvaiheita.

Tämä on tyypillinen huomioitava asia asiakkaan tiloihin asennetuissa ERP-järjestelmissä, joissa pääversiopäivitys laskutetaan.

Voitteko nostaa hintoja yllättäen?

Hinnat ja niiden tarkistamisen ehdot on määritelty tilausvahvistuksessa. Vuosimaksu suojaa hintojen muutoksilta sopimuskauden ajan.

Pohjimmiltaan suojaava tekijä ei ole lupaus, vaan mahdollisuus viedä tietonne mukananne, jos hinta ei enää sovi teille.

Mitä tapahtuu, jos palkkaan uuden työntekijän tai vähennän henkilöstöä?

Säädätte käyttäjämäärän tarpeen mukaan. Jokaisella paketilla on minimikäyttäjämäärä – yksi Solo-paketissa, kaksi Essentiel-paketissa, kolme Business-paketissa ja viisi Enterprise-paketissa – jonka jälkeen voit lisätä tai vähentää käyttäjiä todellisen tarpeen mukaan.

Kausityöntekijä, joka työskentelee kolme kuukautta, ei maksa teille 12 kuukauden lisenssiä.

Mitä lähtö maksaa?

Ei mitään. Tietojen vienti on ohjelmiston toiminto, ei palvelu: sitä ei laskuteta, eikä se vaadi käsittelyaikaa tai neuvotteluja.

Tämä on tarkoituksellista: ohjelmistotoimittaja, joka laskuttaa tietojen viennistä, pyrkii suojaamaan tuotetta, josta halutaan eroon.

Suljetaanko pääsy, jos maksuni myöhästyy?

Ei välittömästi. Sopimuksen mukaan pääsy voidaan keskeyttää vasta, kun maksumuistutukseen ei ole reagoitu 15 päivän kuluessa. Yksittäinen maksuviive ei keskeytä laskutusta välittömästi.

Mitä ForXell tarkalleen ottaen on?

ForXell on pilvipohjainen ERP-järjestelmä – yritysten hallintaohjelmisto, jonka on kehittänyt ranskalainen Milex SAS Colmarissa. Se kattaa pk-yrityksen koko hallintakierron, myynnin ja asiakkuuksien hallinnasta kirjanpidon päättämiseen, yhdessä sovelluksessa ja tietojen ollessa tallennettuina Ranskassa.

Kuinka monta toimintoa ForXell kattaa?

Yli 150 toimintoa kahdessatoista eri osa-alueella: myynti ja CRM, ostot ja IT-kaupankäynti, varasto ja logistiikka, kirjanpito ja rahoitus, sähköinen laskutus kahdeksassa maassa, pankki- ja tekoälypohjainen taloushallinto, palkkahallinto ja HR, urakointi ja rakennusala, verkkokauppa ja asiakasportaali, markkinointi ja kanta-asiakkuudet, Microsoft 365 ja alusta sekä perustiedot ja migraatio. Jokainen toiminto on valmiina tuotantokäyttöön – kyse ei ole kehityssuunnitelmasta.

Tarkemmat tiedot löytyvät Toiminnallisuudet-sivulta.

Onko kyse aidosta ERP-järjestelmästä vai vain laskutussovelluksesta, jolle on annettu ERP-nimi?

Aito ERP-järjestelmä, sillä kirjanpito hoidetaan kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteella: pääkirja, tase-erittelyt, tilipäiväkirjat, automaattinen täsmäytys, pankkitilien täsmäytys, maksuperusteinen arvonlisäverolaskenta, tilikauden päättäminen, kustannuspaikkalaskenta ja FEC-vienti.

Yli 150 toimintoa on tuotantokäytössä kymmenellä eri osa-alueella: myynti ja CRM, ostot, varasto ja logistiikka, kirjanpito ja rahoitus, palkkahallinto, tuotanto, urakointi, kassatoiminnot, verkkokauppa ja ohjaus. Kyse ei ole kehityssuunnitelmista.

Entä jos minulta puuttuu jokin välttämätön toiminto?

Mainitsette sen kokeiluvaiheessa, ei sen jälkeen. Pyyntö ei katoa postilaatikkoon: tukihenkilö tarkistaa ensin, ettei toimintoa ole jo jossain muualla järjestelmässä, laatii sen jälkeen vaatimuksen ja laskee, kuinka moni asiakas sitä on pyytänyt.

Tuotteen kehitämme itse, ja päivitykset hyödyttävät kaikkia asiakkaita ilman uuden version ostotarvetta: usein toistuva pyyntö käsitellään todennäköisesti.

Jos puuttuva toiminto on liiketoiminnallenne kriittinen eikä sen kehittämistä ole suunniteltu, on parempi tietää se 14 päivässä kuin siirron jälkeen. Kerromme sen mieluummin suoraan.

Toimialani on erityinen. Onko ForXell sopiva?

Joillakin toimialoilla on omat moduulinsa: rakennus ja työmaat (työtilanteet, edistymisperusteinen laskutus, kenttäsyöttö), ravintola-ala, tietotekniikan jälleenmyynti tukkukauppiaiden katalogeihin yhdistettynä, tuotanto ja verstas, muotiala sekä projektinhallinta.

Muilla toimialoilla perusversio kattaa koko kaupallisen ja kirjanpidollisen kierron, ja moniulotteinen analytiikka mahdollistaa toiminnan seurannan omien rajauksienne mukaan.

Voinko yhdistää sen muihin käyttämiini työkaluihin?

Kyllä: julkinen REST-rajapinta ja webhookit omia kehitystarpeitasi varten, pankkiyhteys täsmäytykseen, Microsoft 365 -sähköposti ja kalenteri, tietotekniikan tukkukauppiaiden katalogit, kuljetuspalvelut sekä verkkokauppa.

Rajapinta on dokumentoitu ja käytettävissä ilman ennakkoon tehtäviä kaupallisia neuvotteluja.

Kestääkö järjestelmä, kun yritykseni kasvaa?

Ohjelmisto hallitsee moniyritys-, monivarasto- ja monivaluuttatoiminnot sekä tarkat käyttöoikeudet. Korkeammat paketit lisäävät kertakirjautumisen ja täydellisen tarkastuslokin, joita konsernit vaativat.

Jos volyymit kasvavat suuriksi, omistettu tietokantainstanssi on saatavilla lisäpalveluna. Sinun ei tarvitse vaihtaa toimittajaa kasvaessasi.

Minulla on useita yrityksiä. Tarvitsenko useita tilauksia?

Moniyritystoiminto sisältyy perusversioon, ja korkeammat paketit laajentavat hallittavien yksiköiden määrää. Jokaisella yrityksellä säilyy oma tietokantansa ja kirjanpitonsa, mutta niitä ohjataan samasta tilistä.

Kattaako ForXell todella koko kirjanpidon vai ainoastaan laskutuksen?

Kaksinkertainen kirjanpito kattaa kaiken: pääkirjan, taseen, päiväkirjat, massamuotoisen automaattisen täsmäytyksen, pankkitäsmäytyksen, arvonlisäveron – myös suorituksista –, moniulotteisen analytiikan, katkoviivauksen (CCA, PCA, FNP, FAE), kuukausittaisen lukitun tilinpäätöksen, välitilinpäätöksen, moniyrityskonsolidoinnin, PCG ↔ SKR04 -vastaavuuden, muuttumattomuuden ja verotukselliset arkistot sekä FEC-viennin DGFiP:lle ja DATEV-viennin Saksaan.

Sisältyykö palkanlaskenta?

Palkanlaskenta on aktivoitava erikseen (49 €/kk/yritys ilman alv.): brutosta nettoon -palkkalaskelmat, kuukausittainen DSN NEODeS-muodossa, lomat synkronoituina Outlookiin ja kulukorvaukset. HR/SIRH-moduuli (79 €/kk ilman alv.) lisää työntekijätiedot, poissaolot ja sairauspäivärahat, työajan ja tunnistautumisen, perehdytyksen, HR-asiakirjat, vuosikeskustelut, tavoitteet ja rekrytoinnin.

Sopiiko ForXell rakennusalan yritykselle?

Kyllä. Rakennustyömaamoduuli kattaa työmaiden ja projektien seurannan, työn tilanteiden hallinnan, edistymisperusteisen laskutuksen prorata-pidätyksineen, työmaakohtaisten tuntien ja kulujen kohdentamisen, mobiilikäyttöliittymän työmaalla sekä asiakasportaalin työmaalle.

Entä IT-alan jälleenmyyjälle?

IT-kaupan paketti kattaa EDI-integraation Ingram Micron, ALSO:n, HP:n ja TD SYNNEXin kanssa, jakelijoiden reaaliaikaiset hinnat ja varastotiedot, valmistajien tarjouspyynnöt (OPG), tekoälypohjaisen tukkumyyntihintojen analyysin, dropshippingin sekä hintatietojen tuonnin FTP-, SFTP- tai API-yhteyden kautta.

Onko käytettävissä API?

Kyllä: julkinen REST-API webhook-toiminnolla, sovelluskauppa ja kumppaniohjelma. Saatavilla on myös SSO SAML / OIDC -tuki sekä SCIM-käyttäjähallinta.

Toimiiko ohjelmisto todella myös Ranskan ulkopuolella?

Kyllä, ja tämä on todennettu tuotantokäytössä, ei pelkkä ilmoitus: ohjelmistoa käytetään Ranskassa, Saksassa ja Bulgariassa, kussakin maassa omalla käyttöliittymäkielellä, tilikartalla ja paikallisilla raportointivelvoitteilla.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että saksalainen yritys pitää kirjanpidon SKR04-muodossa ja vie tiedot DATEV-muodossa tilitoimistolle, kun taas ranskalainen yritys tuottaa FEC-tiedoston ja Factur-X-laskut samalla tuotteella ja samalla koodipohjalla.

Jos teillä on ulkomainen tytäryhtiö, tämä on se asia, joka kannattaa tarkistaa jokaiselta ohjelmistotoimittajalta: monet hallitsevat monivaluuttaisen kirjanpidon, mutta eivät monia kirjanpitostandardeja.

Millä laitteilla ohjelmistoa voi käyttää, ja täytyykö jotain asentaa?

Millä tahansa tietokoneella, jossa on selain – Mac, Windows tai Linux – ilman asennuksia. Lisäksi on saatavilla iPhone-, iPad- ja Mac-sovellukset, jotka käyttävät samaa tiliä ja reaaliaikaisia tietoja.

Palvelimet eivät ole tarpeen tiloissanne.

Entä myynti- ja huoltotiimini kentällä?

He työskentelevät puhelimellaan: asiakastietojen ja varastotilanteen tarkistus, tarjousten syöttö, viivakoodien ja QR-koodien skannaus, työaikojen kirjaaminen työmaalla, asiakasportaali.

Puhelut voidaan aloittaa suoraan asiakaskortilta, ja puheluhistoria tallentuu automaattisesti. Tämä poistaa tarpeen kirjoittaa iltahartausraporttia – tai jättää se tekemättä.

Kuinka monella kielellä ForXell on saatavilla?

Kahdessakymmenessäseitsemässä: ranska, saksa, englanti, bulgaria, kiina, kroatia, tanska, espanja, viro, suomi, kreikka, unkari, italia, japani, latvia, liettua, hollanti, norja, puola, portugali, romania, venäjä, slovakki, sloveeni, ruotsi, tšekki ja turkki.

Käännös kattaa käyttöliittymän, lähetettävät PDF-asiakirjat ja valinnaisesti tuotevalikoiman nimikkeet. Jokainen käyttäjä valitsee oman kielensä: kaksi kollegaa voi työskennellä samassa projektissa eri kielillä.

Entä jos ongelma ilmenee lauantaina tai klo 22?

Voit esittää kysymyksen ERP-järjestelmässä, ja tukiasiantuntija vastaa milloin tahansa ja millä kielellä tahansa. Käyttökysymyksissä – mikä on yleisin lauantain ongelma – vastaus tulee heti.

Jos kyseessä on bugi, ilmoitustasi ei jätetä odottamaan maanantaihin: tapaus käsitellään ja välitetään välittömästi, ja tekniset tiedot kerätään jo valmiiksi.

Joka tapauksessa varmuuskopiosi säilyy luettavana: pääset käsiksi tietoihisi, vaikka järjestelmä ei olisi käytettävissä.

Häiritsevätkö päivitykset työtäni?

Päivitykset otetaan käyttöön ilman toimenpiteitäsi ja ilman asennettavaa versiota. Suunnitellut huoltotoimet ilmoitetaan etukäteen; ennalta ilmoittamattomat toimet rajoittuvat turvallisuuspoikkeamiin.

Sinun ei tarvitse koskaan valita vanhan, toimivan version ja päivityksen välillä: kaikki käyttävät samaa versiota koko ajan.

Mitä tuki sisältää?

Kaikissa hinnoittelumalleissa sisältyy online-dokumentaatio ja ranskankielinen sähköpostituki. Prioriteettituki (J+1) sisältyy Business-mallista alkaen, ja Enterprise-mallissa tarjotaan omistettu puhelintuki 99,9 %:n SLA-takuulla. Tuotteeseen on integroitu kolmitasoinen tekoälytuki sekä kontekstuaalinen ohjeistus.

Voinko tutustua tuotteeseen ennen tilin luomista?

Kyllä: moduulikohtaiset videodemonstraatiot ovat saatavilla ilman rekisteröitymistä, ja esittelyaineistossa pääsee liikkumaan jo valmiiksi täytetyssä ERP-järjestelmässä.

Jos haluatte henkilökohtaisen esittelyn, voitte pyytää sen etukäteen.