Help centre › Verkoop

Retourzendingen van klanten (RMA) — van aanmelding tot creditnota of terugbetaling

Beheer de retouraanvragen van uw klanten in RMA-dossiers: de aanvraag goedkeuren of afwijzen, automatisch een retouretiket versturen, de producten in ontvangst nemen en vervolgens de retour afsluiten met een creditnota of een terugbetaling. De klant volgt zijn retour via een openbare link, zonder account of wachtwoord.

What it is for

Wanneer een klant een product wil retourneren (fout, defect artikel, herroeping), moet worden bepaald of de retourzending gerechtvaardigd is, moet er een retourlabel naar de klant worden gestuurd, moet worden gecontroleerd wat er daadwerkelijk wordt teruggestuurd en moet de zaak worden afgewikkeld — zonder dat er onderweg iets verloren gaat. Het scherm Retouren (RMA) geeft dit traject weer in dossiers met verschillende statussen: er komt een aanvraag binnen (status ‘aanvraag’), u bekijkt deze en keurt deze goed of af (met opgave van reden). Bij goedkeuring kan automatisch een retourlabel worden gegenereerd via de module Verzendingen (Colissimo, Mondial Relay of Chronopost — of automatische keuze) en naar de klant worden verzonden: het dossier krijgt de status ‘label verzonden’. Wanneer het pakket terugkomt, neemt u het in ontvangst (status ‘ontvangen’) na controle van de inhoud. Nu moet de afhandeling nog plaatsvinden: afsluiten door een CREDITNOTA aan te maken (het nummer van de uitgegeven creditnota wordt in het dossier weergegeven) of door een TERUGBETALING te registreren. Het dossier krijgt dan de status ‘creditnota uitgegeven’ of ‘terugbetaald’ en wordt vervolgens gearchiveerd (‘afgesloten’). Elk dossier bevat een overzicht van de geretourneerde artikelen (product, hoeveelheid) en de geschiedenis ervan. Aan de kant van de klant toont een openbare trackinglink (URL met uniek token, zonder account) de status van zijn retourzending in realtime en stelt hem in staat zijn etiket te downloaden — minder telefoontjes met de vraag ‘hoe staat het met mijn retourzending?’.